Ablage von Berichten aus Emails

[ambauen]

Hallo liebe KollegInnen,
Wir versuchen uns dem Papierlosen Ablauf immer mehr zu näheren und stehen vor der Frage wie wir die Berichte aus den Spitälern und von den Kollegen die per Email kommen am sinnvollsten ablegen.
Im Moment scheint uns das Eingangsfach die einfachste Lösung zu sein: Anhang speichern im Eingangsfach des jeweiligen Arztes.(MPA) Dieser öffnet das Eingangsfach periodisch, liest den Anhang und ordnet ihn dem Patient/ der Patientin zu. Schade ist dass beim Zuordnen nicht gerade auch ein sinnvoller Name vergeben werden kann, das geht aber dann im Omnivore.
Wie benennt Ihr Eure Berichte?
Nach Spital? Oder nach Diagnose? Oder die Diagnosen in die Stichwörter?
Gibt es auch eine Suchfunktion mit der ich den Bericht nach einem oder mehreren Stichwörtern wieder finden kann?
Oder macht pro Spital einen Ordner?
Ich wäre dankbar um Tipps von der Elexis Erfahrenen, wir hoffen dadurch mühsame Anpassungen umgehen zu können...

Vielen Dank für Eure Tipps:


Daniel Ambauen

[gweirich]

Man kann Anhänge aus E-Mails auch direkt ins Omnivore-Fenster ziehen.

[jsigle]

Das geht mit Thunderbird, aber NICHT von Microsoft Outlook unter Windows. (Vermutlich jedoch von Outlook Express.)

Ich hab einiges dazu im Web herumgesucht.

Viele Programme legen für drag&drop wohl ein temporäres File an, und schicken den Pfad dieses Files rüber. Das ist leicht zu verarbeiten.

Outlook sendet stattdessen nur eine Info über die Mail, und wenn man das Attachment haben will, muss man das erst entziffern, das nötige File selbst bei Outlook anfragen, empfangen, auf Platte schreiben, und dann verarbeiten. Die nötigen Schnittstellen sind wohl Windows-spezifisch. Dazu gibt es auch registrierte Bugs oder Diskussionen, ob man support dafür implementieren solle, schon seit Jahren, für Java, SWT etc. - und so Kuriosa wie, dass jemand das gelöst hat, die Lösung wird upstream nicht aufgegriffen, und zwei Jahre später passt sie nicht mehr... Und "häufig" werden dafür noch plattformspezifische dlls ausserhalb von Java programmiert.

Falls jemand von Euch einen neueren Stand zu diesem Problem kennt, würde ich mich freuen. Ansonsten muss ich das nämlich in absehbarer Zeit mal anschauen.

Ich würd mich auch freuen, wenn jemand kurz beschreiben würde, wie sich der wohl innerhalb von Elexis verfügbare e-Mail client im Verhältnis zu den anderen schlägt. Ich würde ja auch gerne mehrere Mailer parallel betreiben, aber (letzer Stand meiner Anfragen Ende 2012) offenbar hat zumindest HIN keinen IMAP-Support (vielleicht hindert das ja den Verkauf von extra accounts...).

P.S.: Und nein, ich will "meinen" Anwender nicht drängen, vom jahrelang gewohnten Outlook auf Thunderbird zu wechseln. Nacher kommt vielleicht wieder etwas überraschendes raus, wie dass Anhänge austauschen mit Word oder PPT von TB aus schlechter geht etc. - ich seh leider keine Ressourcen für solche Experimente

[ambauen]

Lieber Jörg,
du sprichst eine Idee an die mir schon lange durch den Kopf geht:

Messeging / Email Funktionalität in Elexis integrieren, ähnlich wie die Briefefunktion:

Im Moment schreibe ich einen Brief mit der Textverarbeitung, drucke ein Pdf aus, drucke das Labor als Pdf aus, vielleicht noch ein Rö Bild etc. Dann muss ich ins Outlook wechseln und alles zusammenhängen; aus der Adresskartei des Exchangeservers die Email adressse suchen und nochmals etwas Prosa produzieren bis ich das ganze umständlich über Hin senden kann.

Hätte Elexis einen einfachen Mailclient, könnte dieser direkt auf die Adressdatenbank von Elexis greifen, der Inhalt könnte direkt ins Email geschrieben werden und die nötigen Anhänge per Click dazugewählt werden, und weg damit…

Umgekehrt könnten die ankommenden Emails direkt einem Patienten zugewiesen werden bzw. im Omnivore als Email abgelegt werden, mitsamt allen Anhängen.

Mit dem Emailclient könnten auch technische Probleme genau dem zuständigen Supporter automatisch gemailt werden.

Last but not least könnten die Praxisinterne und Netzwerkweite Kommunikation deutlich verbessert werden.

(Wir senden uns fleissig gegenseitig „Bläschen“, das Problem ist dass alle MPA nicht weiter machen können solange die Blase noch offen ist, irgendeine klickt die Blase dann weg bevor die „Ziel MPA“ es gesehen hat, et voila der Auftrag geht flöten…)



Es ist klar dass die Emailfunktionalität ein grösseres Projekt wäre das sich auch mit der Pendenzen Erweiterungsidee überschneidet. Es würde meines Erachtens auch die Trennung Privat/ Geschäftlich erleichtern und könnte Elexis von der Praxissoftware zum medizinischen Informationsverarbeitungstool machen…

liebe Grüsse: Daniel

[jsigle]

Hi Daniel

Wenn Du möchtest, dann schau doch mal in das Forum "News" - dort hab ich meine letzten Erweiterungen zu Omnivore u.a. beschrieben.
Ich vermute, dass diese auch Dir nützlich sein könnten. Ansonsten weiss ich zu diesem Thema noch folgendes:

Versand von Berichten aus LibreOffice/OpenOffice:

In LibreOffice (OpenOffice, ...) kann man ein Dokument direkt per mail versenden - es gibt eine Schaltfläche dafür oben unter der Menüleiste. Das öffnet den Standardmailer mit dem fertig angehängten Attachment, und geht auch mit Outlook. Das wird dann aber typischerweise ein .odt, kein .doc, wenn man in Elexis mit LibreOffice/OpenOffice arbeitet. Man kann den Brief aber vorher in Office auch als .pdf ausgeben (was Du vermutlich machst), und das .pdf öffnen (PDFCreator kann das automatisch, theoretisch könnte er es sogar gleich in die E-Mail bringen, vielleicht kann Libre/OpenOffice das auch selbst), dann dieses versenden (z.B. wie nachfolgend beschrieben).

Oder, wenn erwünscht: In LibreOffice/OpenOffice als .doc speichern - dann hängt an der Mail danach auch ein .doc dran. Nur würde ich zuvor dringend empfehlen, vorher Ctrl-s zu drücken (Speichern unter dem ursprünglichen temporären Filenamen), und auch noch extra sicherzustellen, dass das Dokument als .odt richtig in der Elexis-Datenbank angekommen ist (z.B. mal in Elexis ausserhalb des Briefschreibfensters klicken, mit noatext_jsl kann man im Monitoroutput sehen, ob es speichert).

Ich kann auch mal anschauen, ob ich neue Briefe in LibreOffice in Elexis standardmässig als .doc erzeugen lassen könnte. Es könnte gehen, ich bin mir nur noch nicht ganz sicher wegen der Implikationen, weil in der Datenbank nach ein paar Jahren ja ein gewisser Vorrat doch als .odt vorliegt.

Ich würde auch empfehlen, mal selbst mit mehreren Dummy-Patienten/Dummy-Briefen ausführlich zu prüfen, was danach alles passiert (mit dem temporären .doc, mit dem zuvor verwendeten temporären .odt). Vielleicht reicht es, mal in die BriefeAuswahl zu klicken. Vielleicht ist es auch sicherer, Elexis zu beenden (oder wenigstens das Brief-Fenster zu schliessen), danach den Brief neu zu öffnen, NICHT zu editieren, und ihn als .doc zu speichern und dann sofort zu versenden. Jedenfalls wäre es nicht erfreulich, wenn man das fertige .doc in die Mail bekommt, aber nur den ersten Ausgangszustand der temporären .odt Datei - direkt vom Erstellen des Briefes, vor jedem getippten Zeichen - wieder in die Elexis-Datenbank hinein. Wenn man dann einen schnellen und sicheren Ablauf für die erforderlichen Aktionen hat: Immer ganz genau gleich befolgen. (Hätte ich mehr Zeit, würde ich es gerne nochmal umfangreicher systematisch ausprobieren und dann verlässlicher aufschreiben.)

N.B.: Soweit ich es sehe, geht das automatische Zwischenspeichern in LibreOffice NICHT, wenn es innerhalb von Elexis ausgeführt wird. Mit derselben Konfiguration geht es aber perfekt, wenn LibreOffice ausserhalb von Elexis läuft. Das bedeutet: Zwischengespeichert wird nur, wenn man z.B. Ctrl-s tippt. Die in LibreOffice/OpenOffice eingebauten Funktionen zum Erkennen und Reparieren übriggebliebener Arbeitsdateien nach Crash sind innerhalb von Elexis auch nicht oder jedenfalls nicht einfach nutzbar - es könnte allenfalls sein, dass man dafür ein Office ausserhalb von Elexis starten könnte/müsste. Wenn Elexis/Office beim Schreiben crasht, und man nur die von Elexis zum Austausch mit Office angelegte temporäre .odt-Datei findet, dann ist dort der Stand vom letzten Speichern drin. Da das automatische Zwischenspeichern innerhalb von Elexis nicht arbeitet, eben typischwerweise derjenige, der beim Erstellen des Dokuments nach dem Einmischen der automatisch übernommenen Daten vorlag. Wenn man irgendwann danach Ctrl-s getippt hat, dann stattdessen der Stand zu diesem Zeitpunkt.

Für LibreOffice/OpenOffice vs. Word muss man auch noch beachten, dass die beiden Programme mit Zeilenabständen unterschiedlich umgehen. Es ist ein Kreuz, und wenn man nachliest, findet man Webseiten, die behaupten, Word mache es traditionell falsch (inzwischen ist Word auch einstellbar, aber wie auch bei den Druckformatvorlagen müsste man eben erst mal die Standardkonfiguration ändern - das tut das Gros der Anwender nicht). Jedenfalls, in LibreOffice/OpenOffice gibt's eine Kompatibilitätsoption, ich glaube in etwa: "Keinen zusätzlichen Zwischenraum einfügen...", damit erscheint dann ein in Libre geschriebener Brief in Word mit gleichem Zeilenabstand/Umbruch/Seitenverbrauch etc. Das alles zugunsten der Kollegen, die möglicherweise empfangenen Text als .doc bevorzugen würden. Jüngere Words können wohl auch einigermassen mit .odt umgehen - dazu braucht man ggf. ein Update oder einen Kompatibilitäts-Pack. Ich hab sowohl in Libre/OpenOffice als auch in Word diverse Versuche gemacht, andere Formate zu lesen und zu schreiben - ahem. Es kann gut aussehen, oder auch nicht. (Witzigerweise ist die c't vor Jahren mal zu dem Schluss gekommen, dass irgendein neueres Word offenbar schlechter gemacht worden sei (absichtlich?) als sein Vorläufer, bei der Verarbeitung von standardisierten Dateiformaten.)

Zu Outlook vs. Thunderbird:

Mit Thunderbird funktioniert drag&drop vom Mailer zu Elexis. Mit Outlook nicht (Gründe siehe oben).
Mit dem e-Mail Knopf in Libre/OpenOffice können beide mailer erreicht werden. In Thunderbird kann man das automatisch erstellte Attachment danach noch einfach anklicken und umbenennen - in Outlook nicht. Für Outlook muss man also vorher in Libre/OpenOffice eine temporäre Datei mit vernünftigem Namen speichern. Oder halt speichern, im Ordner umbenennen, von dort in die Outlook-Mail hineinziehen. Das ist der arbeitsaufwendigste Weg.

Aus dem FoxIt Reader kann man auch direkt ein Mail versenden, wenn man z.B. gerade ein Dokument von Omnivore aus damit anschaut. Mit Omnivore_js 1.4.4 erhält die dabei entstehende Temporärdatei dann automatisch einen brauchbaren Namen (für Noatext_jsl/Berichte in Libre/OpenOffice werd ich das auch machen, sobald ich Zeit dafür aufbringen kann). Aktuelle FoxIt Reader haben den Mail-Button aus der Tool-Leiste draussen, man kann ihn aber über "Edit"-"UI-Options"-"Customize Toolbars" einfach wieder einschalten. Dann vielleicht auch gleich in den "Preferences" das Javascript in PDFs abschalten, falls man das Ding nicht zum Ausfüllen von rechnenden Formularen etc. brauchen will.

Zum FoxIt Reader gibt's noch den Previewer von Tim Heuer oder so ähnlich - separat mit Google findbar. Damit kann man Dateien in Ordnern einmal anklicken, und nebenan im Preview-Bereich die Inhalte grob sehen. Insbesondere hilfreich, wenn man automatisch produzierte Dateinamen vom Scanner oder vom älteren Omnivore hat.

Wenn man mehrere Attachments zusammenziehen will:

Man kann mehrere PDFs, .doc, .odt .etc in mehreren FoxIts, Words, Offices etc. nebeneinander öffnen. In jedem so erschienenen Fenster mit Klick auf den jeweiligen Mail-Button eine neue Mail mit Attachment erstellen - im letzten so geöffneten Mail-Fenster die eigentliche Mail fertigschreiben, dort von allen anderen Mail-Fenstern die Attachments hinüberziehen, ggf. umbenennen (nur Thunderbird), und absenden.

Ich vermute, dass das aktuell der Weg mit den wenigsten benötigten Schritten ist. Wenn man die Dateien zwischendrin ausserhalb des Mailers umbenennen müsste - für Outlook wohl erforderlich - dann muss man zusätzlich temporäre Dateien zwischenspeichern, wiederfinden, umbenennen... diese zusätzliche Arbeit wird vom Omnivore_js 1.4.4 jetzt schon mal vermieden Bin gerne auch direkt erreichbar dazu.

Ich hoff, dass ich jetzt nicht so viel überflüssiges geschrieben habe. Selbst wenn Du das alles schon weisst, hilft es vielleicht anderen.

Viele Grüsse, Jörg

[ambauen]

Lieber Jörg,
das ist ja eine sehr ausführliche Antwort wow..
ich mache das relativ einfach: ich verwende openoffice und da die Funktion Dokument als pdf versenden. Dafür habe ich den Button direkt in die Leiste gezogen. Dh Brief schreiben, Unterschrift mittels f3 einfügen, Button (Dokument als Pdf senden) anklicken. Das öffnet mit direkt eine Email in Outlook in der das Dokument als pdf angehängt (ist allerdings mit dem wenig sagenden Namen elexisdoc, naja ich versuche das als Werbung zu sehen.)
Muss ich noch mehr Dokumente anhängen, mache ich das aus Omnivore zb. für Pdfs: ich verwende xchange pdf viewer: damit kann ich noch etwas reinschreiben oder ausgrauen (im Pdf). Dann gibt es da einen Button Kopie speichern unter, den stelle ich auf einen Ordner Namens Mail auf dem Desktop und speichere dort zb. den Spitalbericht, als pdf.
Muss noch ein Labor mit, drucke ich dieses in der View Labor aus, das öffnet mir openoffice. Dann benütze ich das Basic script von Marco Descher namens properformating, (kann ich gerne hier bei Bedarf posten) dieses formatiert den Ausdruck schöner. (habe dafür auch einen Button in der Leiste openoffice writer plaziert) Jetzt gibt es noch den Button als pdf speichern (auch in der Leiste) der mir das Labor im Ordner Mail spreichert.
Zum schluss hänge ich alle Anhänge aus dem Ordner ans Mail und kopiere eine Signatur rein die den Kollegen bittet die Ankunft des Mails kurz zu bestättigen damit ich weiss dass die Ueberweisung auch geklappt hat.

Das sind meiner Meinung nach noch zu viele Schritte, aber immerhin es ist während der Konsultation nebenbei machbar.

Aber: ich finde die ganze Format- und Umwandlungsgeschichte kompliziert eigentlich sollte alles möglichst direkt ins Mail am besten ohne Elexis verlassen zu müssen...
-> siehe mein obigs Posting

Danke für die anregenden Vorschläge
Herzliche Grüsse: Daniel

[jsigle]

Lieber Daniel

Ich hab die Sachen mal hier hingelegt, mit einiger Beschreibung, sollte ca. um 09:00 angekommen sein:

www.jsigle.com/prog/elexis

Wenn Du weitere Hilfe dazu brauchst (insb. zu den Einstellungen von Omnivore_js), schreib einfach oder ruf mich kurz an auf der CH Mobilnummer (auch auf meiner Seite).
Und natürlich freu ich mich in jedem Fall über Rückmeldung wie's funktioniert!

Viele Grüsse, Jörg

[jsigle]

Hi Daniel.

Nun habe ich [LibreOffice auf 3.6.6.2 aktualisiert, das klappt gut und] die Buttons "per E-Mail versenden als Microsoft Word" und "per E-Mail versenden als PDF" in die Toolbars getan. Ich wusste noch nicht, dass es das für *.doc gibt. Es ist jedoch sehr hilfreich, weil man nicht mehr manuell Save-as... braucht, und danach auch der bearbeitete Dateiname in LibreOffice *nicht* wechselt.

Insbesondere hab ich ausprobiert, einen Brief anzulegen, zu bearbeiten, dann - ohne dass die Maus zuvor das Briefe Fenster verlassen hätte, so dass also vorher [vermutlich] kein Trigger das Zurückschreiben in die Datenbank ausgelöst hat - als *.doc zu versenden. Danach wieder zurück in Elexis hab ich sofort einen anderen Brief geöffnet; zu diesem Zeitpunkt musste dann [vermutlich, ich hab die logs nicht verfolgt wg. siehe unten] der erste Brief in die Datenbank zurückgeschrieben. Das hat funktioniert, so hat also das zwischenzeitliche e-Mail-Versenden und Erzeugen eines *.doc nicht die Verbindung zum ursprünglichen temporären File gekappt. Schön.

Ebenfalls hab ich noch in bootstrap.ini den Ziel-Server für Fehlermeldungen ausgetragen, weil das wohl eine Möglichkeit reduziert, deretwegen LibreOffice innerhalb von Elexis so aussehen könnte, als sei es stehengeblieben.

Letztlich habe ich aber - wieder nur mit Outlook - folgendes unangenehmes gefunden:

Wenn LibreOffice ein Outlook-Fenster mit neuer Mail öffnet, welches dann das Attachment enthält - ist das in Bezug auf Elexis ein "modales" Fenster. I.e. so lange wie dieses Fenster nicht geschlossen war (via schliessen oder absenden) konnte ich weder im LibreOffice View weiterschreiben, noch in Elexis z.B. Omnivore/Dokumentenarchiv anklicken, und von dort weitere Dokumente per PDF-Viewer o.ä. öffnen und ebenfalls damit neue E-Mails öffnen, um dann direkt aus diesen weiteren neuen Mails das erste Mail-Fenster mit weiteren Anhängen zu bestücken. Auch von Omnivore her konnte ich immer nur ein einziges neue-Mail-Fenster in Outlook erstellen, und bis das versorgt war, ging nichts anderes mehr.

(Vielleicht würde es mit einem zweiten kompletten Elexis gehen?)

In Thunderbird ist das völlig unproblematisch - das läuft tatsächlich wunderschön unabhängig parallel, und deshalb kann man da zwei oder mehr Neue-Mails gleichzeitig erstellen und daraus alle Anhänge in eine Zielmail verschieben.

Zusammen mit Outlooks Spezialprotokoll bei Drag&Drog scheint mir das nochmals ein handfestes Argument für Thunderbird zu sein.

Das NOAText_jsl 1.4.9 hab ich gerade noch auf meine Site getan, es macht jetzt (einfache, noch nicht konfigurierbare) sinnvolle Dateinamen (Patientennummer, Name, Geburtsdatum, random) auch innerhalb von LibreOffice. Bzw. dann auch für die automatisch erzeugten Mail-Attachments.

Viele Grüsse, Jörg

[jsigle]

Hi Daniel.

Schau gerne auch mal hier:
Neues Makro: Outlook speichert alle Attachments in Ordner
viewtopic.php?f=41&t=421

Ich hab's in die News getan, weil es (a) die andere Richtung betrifft und (b) hoffentlich auch noch für andere Anwender interessant ist.
(Ausserdem hätte ich es fast vergessen. Ist schon wenige Wochen alt und gerade beim Aufräumen wieder aufgekommen...)

Viele Grüsse, Jörg

[jsigle]

Allen späteren Lesern des Threads zur Info und als Update:

Inzwischen habe ich Stresstests in die Elexis Briefauswahl eingebaut, und damit gefunden, dass LibreOffice dabei überhaupt nicht stabil war; jedoch OpenOffice 3.2.1, 3.3 und 3.4.1 im Regelbetrieb schon - allerdings mit anderen Peculiarities, u.a. Abstürzen bei der Installation oder Erstkonfiguration - siehe auf http://www.jsigle.com/prog/elexis

Ausserdem habe ich noatext und omnivore deutlich erweitert, so dass konfigurierbare sinnvolle Dateinamen automatisch erzeugt werden und das Versenden von Briefen als e-Mail mit Attachments ohne irgendwelche Zwischenschritte möglich ist. Weiteres dazu später oder gerne auch auf persönliche Nachfrage.

Viele Grüsse, Jörg